Логистическое управление с программой учета

21.11.2017

В программе могут вести учет организации, которые арендуют или имеют собственный транспорт. А также те, кто работают с различными перевозчиками. Всех перевозчиков, как и заказчиков, можно вносить в модуль «Контрагенты». Функция фильтрации данных позволит легко отобразить только определенную информацию, например, «перевозчиков из Караганды».

Также нужную организацию можно быстро найти по первым буквам названия. А еще отображать данные можно с группировкой по любому полю, например, по менеджеру, для этого достаточно перетащить колонку на специальную область. Все эти манипуляции делают работу с большим объемом данных неимоверно легкой и удобной.

Также работа в нашей программе построена по принципу CRM – системы учета клиентов и взаимоотношений. Сотрудники могут отмечать в программе всю выполненную и планируемую работу. Делается это на вкладе «Работа».

Например, можно показать, что определенному потенциальному клиенту было отправлено коммерческое предложение. И сразу отмечаем, что необходимо через неделю узнать решение этого клиента по данному вопросу.

Читайте также о программе для товара УСУ на странице http://www.usu.kz/besplatnaya_programma_dlya_ucheta_tovara.php.

Такая организация работы позволит:

• Менеджерам - ставить себе напоминания и не забывать ни про одного клиента;
• Руководителю — давать поручения и видеть работу персонала компании за любой день.
• Новым сотрудникам — быстро входить в курс дела, ведь по каждому клиенту будет храниться вся история контактов с ним.

Также в нашей системе на вкладке «Персонал» можно вносить сотрудников компаний и их контактные данные. На вкладке «Договора» можно посмотреть информацию по заключенным договорам. Наши специалисты могут также настроить программу, чтобы даже сам договор заполнялся автоматически.

На вкладе «Файлы» можно хранить ссылки на все связанные с контрагентом документы. А на вкладке «Статусы» можно проследить, когда клиент был «Потенциальным», а когда стал «Заказчиком».

Заявки

В нашей автоматизированной системе учета основная работа ведется в модуле «Заявки». Когда мы в него заходим, сначала отображается «Поиск данных». Все заявки будут храниться в вашей базе данных в течение многих лет, и при необходимости вы в считанные секунды сможете отобразить всю историю заявок по любому заказчику, перевозчику, ответственному менеджеру, по дате приема заявок и прочей информации. Если же не указывать критерии поиска, будут выведены все имеющиеся данные.

Сейчас тестовая база пуста. Для ввода новой заявки, достаточно нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду «Добавить». Обязательные поля отмечены звездочкой, остальные поля заполняются по желанию. Также мы видим, что информация разделяется на категории. Сначала мы укажем «Основные сведения» и выберем «Заказчика», затем внесем данные по «Транспортировке» и «Грузу».

Многие значения выбираются из справочников или выпадающих списков, что значительно ускоряет процесс заполнения, так как не нужно вводить с клавиатуры каждое значение. Причем, система помнит по каждому заказчику его предпочтения и предлагает выбирать из списков только то, что вводилось по этому клиенту ранее.

После ввода основной информации по заявке, указываем стоимость услуги, которая может складываться из нескольких факторов, например, из «перевозки» и «охраны груза». По каждой заявке в программе также ведется работа с полученными и отправленными документами.

Например, отметим, что мы получили от заказчика оригинал «заявки». На вкладке «Оплата» бухгалтер или сам менеджер может указать факт получения предоплаты или полной оплаты от клиента. Если останется долг, программа будет отображать его.

На вкладке «Дислокация» можно ежедневно отмечать положение груза. Причем, программа может сразу отправлять Email или SMS-уведомление клиенту о положении его груза, если тот дал на это свое согласие. Все уведомления появляются в модуле «Рассылка».

Кроме сообщения о дислокации груза, рассылку можно создавать:-

• для поиска перевозчиков,
• для поздравления с днем рождения сотрудников компаний,
• для уведомления клиентов об имеющейся задолженности.
• Также можно создать массовую рассылку, чтобы сообщить всем о какой-нибудь акции или скидках.

Теперь вернемся к созданной заявке. У нас осталась вкладка «Статусы». На ней можно посмотреть историю исполнения заявки. Программное обеспечение может также автоматически заполнить и распечатать «бланк заявки» и «дорожно-транспортную накладную».

После того, как мы найдем перевозчика на данный груз, заполним заявку перевозчику. Сделать это можно очень быстро, просто скопировав заявку заказчика. Изменим только направление заявки и в поле «Контрагент» укажем перевозчика. Данные по грузу и транспортировке оставляем без изменения. Теперь мы видим и входящую заявку, и исходящую.

Такой подход обеспечивает возможность оформления заявок любой сложности, в том числе и для мульти-модальных перевозок, когда один перевозчик доставляет груз до определенного пункта, а второй – уже с этого пункта до конечной точки. При этом программа позволит скрупулёзно отработать вопрос по оплате и документам в разрезе каждого контрагента.

В зависимости от специализации транспортной компании, наша программа может работать как с полным фрахтом, так и с консолидацией грузов. А также поддерживает любые виды транспорта.

Отчетность

Для руководителя организации предусмотрен целый комплекс управленческих отчетов, которые помогут проанализировать работу компании в разрезе различных аспектов:

• Например, в «Своде по заявкам» можно увидеть заявки и их прибыль, с учетом всех расходов, включая расходы на перевозчиков.
• В «Своде по клиентам» можно просмотреть самых доходных клиентов. При этом программа автоматически сравнит показатели текущего месяца с предыдущим.
• «Свод по направлениям» покажет приход организации по каждому направлению.
• «Свод по перевозчикам» выберет тех, кто выполнил наибольшее количество перевозок за отчетный период.
• «Свод по продажам» покажет результативность каждого менеджера по продажам. Результативность складывается из четырех показателей. Это:

— количество первичных контактов с новыми клиентами;

— количество отправленных коммерческих предложений;

— количество потенциальных клиентов, которым потом напомнили про предложение.

— и, последний, самый важный показатель, — это количество заключенных договоров.

Если какой-то показатель выражен слабо – значит именно этому вопросу необходимо уделить дополнительное внимание в организации.

• Также есть маркетинговый отчет «Свод по рекламе», который покажет, откуда большая часть клиентов узнает о Вашей фирме, и сколько средств вы получаете с каждого источника информации.
• Еще руководитель организации может ежемесячно задавать план на каждого сотрудника, а в отчете «Свод по сотрудникам» смотреть, насколько этот план работниками выполняется.

Имеется также множество других полезных отчетов, которые помогут Вам контролировать Ваш бизнес и повышать его доходность! Обратите внимание, что каждый отчет формируется за любой период, что позволяет провести анализ работы организации за день, месяц и даже за целый год. Программа под каждого заказчика настраивается индивидуально, поэтому все отчеты будут отображаться с вашими реквизитами и логотипом.